岐阜県多治見市にある「C-POWER WorkingSupport ドーラ」は身体、知的、精神などの何らかの障害がある18歳から65歳の方が就労を目指して取り組む就労移行支援事業所です。
ドーラ(DOLA)とは、「Design Of Life Academy」の頭文字をとって名付けた事業所で、障害のある方が自分自身のこれからの人生と向き合い、生きるために何を学び、社会の中でどう自立して生きていくかを考え、「自分の人生設計をしていく場」です。
ドーラの講義の1つをご紹介いたします。
【会議の達人】
今回は、会議の基礎基本を再確認しました。
より良い会議をするために、目的を明確にしよう！
この会議が何のためにやるのか明確でないと、会議に集まった人たちは何を考えればいいのか、何を発言すればいいのかわからずに時間だけが過ぎてしまいます。目的を明確にすると、会議が必要かどうか検討でき、必要であれば何を決定すればよいのか明確にできます。
目的の内容によっては、会議をしなくても良い場合もあります。例えば、みんなに知らせることを目的とするならば、掲示板や回覧板で内容を明記してみんなに周知させれば目的は達成できます。ただし、みんなに意見を聞く場合は会議が必要になります。
議題とゴールを決めよう！
会議の目的が明確になったら、次は議題を検討しましょうそして議題は必ず目的を達成するための議題でなくてはなりません。ゴールについては、できるだけ具体的なゴールにすることが大切です。曖昧なゴールでは、人によって到達したのかどうか判断が分かれてしまうからです。
進め方を検討しよう！
進め方が会議の参加者や関係者に納得のいくものでなければなりません。参加者が納得するかどうかは、決定された内容よりも、むしろ進め方の問題が大きいと言われています。ですから、進め方が納得のいかない決定は実行力が伴いません。納得しない結論に対してやる気が起きないからです。
時間配分を検討しよう！
議題とゴールを検討したら、議題ごとにかかる時間を想定することが必要です。参加者が一同に集まれる時間に限りがあり、会議の時間を延ばせないことがわかっているのであれば、事前に議題を周知させておき、スムーズに発表ができるようにしましょう。身近な議題であればその場で考え、たくさんの意見が発表されやすいですが、事前に調べなくてはいけない議題の場合は、すぐに意見は出にくいです。
参加者を検討しよう！
会議に参加するメンバーは、議題に応じて決める必要があります。議題に関係のない人が参加したら、その人の時間を無駄にしてしまいます。会議の目的やゴールに照らし合わせて、必要のある人だけに参加してもらいましょう。ただし、参加する人数は必要最低限にする必要があります。人数が少なければ発言が活発になりますが、人数が多くなればなるほど発言が一部の人に偏り、意欲的に発言がしづらくなります。また、全員に会議の告知をする必要がある会議もあります。会議に参加するメンバーが最小限であれば、会議の場所も選びやすくなります。スカイプやZoomなどを利用してテレビ会議を行うこともよいでしょう。
ルールを決めよう！
良い会議の条件は、参加者が積極的に参加し、意欲的に発言することが必要です。そのためには安心できる雰囲気でなければなりません。安心した雰囲気をつくるために、ルールを設けましょう。そして会議中、常に参加者全員の目に入るようにホワイトボードに書くとよいでしょう。
開催日時を決めよう！
会議の開催日時については、会議の種類によって決める必要があります。決め方としては、参加者の都合を確認してから日時を決める方法や、予め日時を決めておく方法があります。また、人数が多い場合は、日程の調整が難しいため、定例化する方法がよいでしょう。
開催場所を決めよう！
会議を開催する場所は、参加者の集まりやすさ、参加者数、時間帯などを考慮して決めましょう。参加者数に対して、狭すぎたり、広すぎたり、暗かったり、暑すぎたり、寒すぎたりといった場所を避けるようにしましょう。
※ここがテクニック
一般的な会議室は机がコの字に配置され、向かい合う座り方をしますが、身体が向かい合うと意見までも向かい合う(対立しあう)ことになりやすいため、向かい合ことはお勧めできません。全員がホワイトボードに向かって会議を行うと、視線や意識がホワイトボードに焦点を合わせることになるので、議論に集中するため参加者の一体感や結束感が生まれたりします。そのため、参加者全員が一緒に何かを成し遂げようという雰囲気が出来上がり、議論を活性化させることができます。ホワイトボードと椅子だけにすると、参加者同士の心理的な距離が縮まり、打ち解けた雰囲気で議論することができます。会議で協力する雰囲気をつくりたいのであれば、是非机をはずしてみましょう。
資料を準備しよう！
会議で議論する議題には資料が必要な場合があります。会議で発言が少ないとか、意見が出ないなどの原因は、情報がないか足りないことです。議論に必要な情報を事前に準備しておきましょう。会議で説明すると大幅に時間がかかってしまうものについては、会議の数日前までに資料を配布し読んでおいてもらうなどの配慮が必要です。
会議の事前周知をしよう！
会議には必ずアジェンダを準備します。アジェンダとは会議の内容が書かれた進行表のようなもので、目的・議題とゴール・進め方・時間配分・参加者・ルール・催日時・開催場所・配布資料など会議の全容を記載したものです。事前にどのような内容なのか分からないと、参加者が別の考えをもって参加してしまうことになります。また、参加しなくてもいい人が参加したり、参加しなくてはいけない人が参加していなかったりなどのミスマッチを避けます。
レジュメという言葉を聞いたことはありますか？
「アジェンダ」と「レジュメ」は使う場面こそ似ていますが、意味と本来の使い方は違います。
「アジェンダ」（a list of matters to be discussed at a meeting）基本義は「会議で話し合うべき事柄」です。 言い換えれば、「協議事項」「議題」です。英語では「list（リスト）」となっているように「アジェンダ」は1つの議題を指すわけではなく、「一回の会議で話し合うべき事柄をすべてリスト化したもの」です。 つまり、日本語でいえば「議事日程」が一番近いです。 当たり前ですが、「アジェンダ」はしっかりと議題が盛り込まれている「議事日程」であって、ただ会議の日時だけが記入されているものではありません。
会社で「アジェンダ作っておいて」と言われた場合、ほぼ「議事日程」を指します。「アジェンダ」は「議題」または「議事日程」という意味から転じて、「行動計画」という意味で使われる場合もあります。 「アジェンダ」は個人の行動計画には使用しません。企業や国際機関などが使います。 有名なものには「アジェンダ21」があります。これは、持続可能な開発の実現を目指して、各国や国際機関が実施すべき具体的な行動計画で、1992年にブラジル、リオ・デ・ジャネイロで開催された「地球サミット」で採択されたものです。
選挙の際、政党や立候補者の具体的な数値目標や達成期限を示す資料は「マニフェスト」というのが一般的です。 「議題」と似た言葉に「議案」があります。 「議案」は「会議で話し合うために提出する原案」という意味です。 なので「議案」は承認されなければ「議題」にはなりません。
「レジュメ」の基本義は「要約」です。
この意味から転じて「大学や大学院で論文を制作する際に作る、論文を要約した資料」「研究発表や講義、ゼミなどで発表者が配布する発表内容を要約したプリント」という意味でも使われます。論文を要約した「レジュメ」は、論文のタイトルページの次のページに差し込み、目次としての役割を果たします。 大学のゼミや研究所などでは、発表内容をまとめたプリントを配ることがしばしばありますが、これも「レジュメ」と言われます。 大学で授業が始まる前に教授が講義内容の資料を配りますが、これも「レジュメ」ですね。大学で「レジュメ」という言葉を知った人が多いと思います。
会社でもプレゼンテーション前に配布する発表内容をまとめたものを「レジュメ」といいます。 1対nのプレゼンでは「レジュメ」、n対nの会議では「アジェンダ」を使う、ということになります。 アメリカで「レジュメ」といったら、「履歴書」という意味になります。 「履歴書」＝「職務経歴の要約」ですから、意味は通ります。 日本にある外資系企業の影響で、日本でも「レジュメ」を「履歴書」という意味で使う機会が増えてきました。 アメリカの大学などでは、発表内容をまとめた資料のことを「レジュメ」とはいいません。 単に「summary（要約）」といったり、「handout（プリント）」と言ったりします。 ちなみに「プリント」は和製英語なので注意です。「print」は「印刷する、大文字でサインする」などの意味になります。
会議開始の通知をしよう！
会議の事前周知をしていても、うっかり忘れてしまう人や、勘違いしてしまう人が絶ちません。できるだけ早く始められるように、会議の直前や数時間前にリマインド(開始の通知)を行うことで、遅刻者・欠席者を防ぎましょう。
相談(根回し)をしよう！
会議の参加者に事前に議題とゴールについて相談をしておきましょう。相談しておくことで、会議の参加者の主体性を引き出すことができます。自分の知らないところで決められた議題よりも、自分の関わった議題については無視できないものです。また、頼み事をしたいときや重要な決定をしなければいけない時には、会議の前にキーマンとなる人物に相談しておくことが必要です。
「会議」と一言で言っても、これだけ多くのポイントがあります。バシッとゴールが決まるように、良い会議にしていきましょう。